PENDAMPINGAN DAN PELATIHAN MANAJEMEN DIGITAL ARSIP DI RSU LIRBOYO KEDIRI

Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata Kediri, bekerja sama dengan STIKES Yayasan Dr. Soetomo dalam pelaksanaan kegiatan Pendampingan dan Pelatihan Manajemen Retensi Dokumen Rekam Medis Secara Digital di RSU Lirboyo Kota Kediri. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai wujud nyata Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) dan merupakan bagian dari Program Hibah APTIRMIKI Tahun 2025, yang bertujuan mendukung tertib arsip secara digital dan peningkatan mutu pengelolaan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan.

Gambar 1. Pelatihan Manajemen Digital Arsip  Dokumen Rekam Medis di RSU Lirboyo Kediri

Kegiatan Pelatihan dan pendampingan retensi dokumen rekam medis ini dilakukan pada tanggal 16-17 bulan Oktober 2025 secara daring melalui platform zoom. Pelatihan tersebut diikuti oleh seluruh staf bagian rekam medis dan tim IT RSU Lirboyo Kediri, bersama Dosen yaitu  Ibu Indah Susilowati, MH., dan Ibu Ayu Pangestuti, A.Md. RMIK., S.K.M., M.Kes., yang melibatkan mahasiswa dari Progam Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata  Kediri yaitu Aysa Aulya Zahra, Figo Aliando Lubis, Rangga Ardiantama Putra, Amelia Rahma, Azzahra Aulia, Dery Virnanda, dan William Elysama serta Dosen dari perwakilan dari STIKES yayasan Dr.Soetomo yaitu Bapak Amir Ali, M.Kom selaku pembimbing dan pencipta Aplikasi Digital Retensi. Aplikasi ini akan digunakan untuk membantu pengelolaan dokumen rekam medis aktif dan inaktif di RSU Lirboyo Kediri

Gambar 2. Model Aplikasi Digital Retensi Dokumen Rekam Medis

Melalui Pendampingan dan Pelatihan ini, peserta dibekali materi pelatihan komprehensif yang mencakup proses pemindaian dokumen rekam medis, standar penamaan dan pengelompokan file digital, serta simulasi penggunaan aplikasi retensi dokumen rekam medis. Kegiatan ini menjadi bagian strategis dalam penguatan sistem manajemen arsip digital di RSU Lirboyo, dengan tujuan meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, menerapkan sistem penyimpanan berbasis komputer, keamanan data, serta kemudahan akses informasi dan efisiensi pengelolaan arsip rekam medis secara cepat dan akurat. 

Kegiatan ini dilakukan untuk menerapkan peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis yang  menyatakan tentang penggunaan rekam medis elektronik (RME) yang harus memenuhi standar tertentu, dan penggunaan aplikasi untuk pengelolaan rekam medis dituntut untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data.  Selain itu, pelaksanaan digital arsip ini juga mendukung peraturan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 pasal 1 ayat (4) tentang Perlindungan  Data Pribadi (UU PDP), yang menetapkan kewajiban bagi pengendali data pribadi pasien dari pelanggaran dan penyalahgunaan. Dengan demikian, setiap proses pengelolaan, penyimpanan, maupun pemusnahan data rekam medis harus memperhatikan prinsip – prinsip eperlindungan data pribadi, serta keabsahan pemrograman data, pembatasan tujuan, minimal data, serta keamanan data elektronik. 

Adapun tahapan dalam proses digitalisasi retensi dokumen rekam medis diuraikan sebagai berikut : 

1. Proses retensi dokumen rekam medis mulai dari pengunduhan laporan harian dari sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) oleh Tim IT RSU Lirboyo Kediri; 
2. Setelah laporan diunduh, kemudian memasukkan data ke dalam format microsoft excel dengan rincian data  nomor urut, nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir pasien,  tanggal terakhir berkunjung dan status retensi;
3. Data ini dimasukkan secara manual, satu per satu atau melalui proses otomatis dengan mengimport  data dari file excel ke dalam sistem pemrograman. Setelah data berhasil dimasukkan, sistem melanjutkan dengan proses retensi dokumen rekam medis. Dalam tahap ini, sistem memilah  apakah dokumen sudah masuk dalam kategori aktif, inaktif dan bisa dimusnahkan dan muncul dalam status retensi;
4. Jika dokumen sudah inaktif, maka akan dilakukan pemusnahan, sedangkan jika masih aktif, dokumen akan tetap disimpan. Proses ini diakhiri dengan pembuatan rekapitulasi laporan mengenai hasil retensi yang telah dilakukan dan proses pemilihan apakah perlu cetak atau hanya simpan file.

Gambar 3. Proses Rekap Data Rekam Medis di  Aplikasi Retensi Secara Digital

Hasil pendampingan dan pelatihan manajeman digital arsip dokumen rekam medis ini menunjukkan: 

1. Pendampingan dan pelatihan berhasil meningkatkan kompetensi petugas rekam medis dalam digitalisasi dokumen melalui pemindaian, penamaan, dan pengelompokan file digital yang tersimpan dengan tertib;
2. Terimplementasinya sistem penyimpanan arsip berbasis komputer, sebagai langkah awal transformasi arsip manual ke arsip digital dan berpengaruh pada peningkatan kecepatan pencarian arsip rekam medis hingga 90% dibandingkan dengan  pencarian dokumen secara manual;
3. Penggunaan aplikasi retensi rekam medis membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan dan kecepatan temu kembali dokumen, hasilnya dari sistem aplikasi retensi yang inaktif sebanyak 3.511 dokumen dan yang siap dimusnahkan sebanyak 2.582 dokumen;
4. Terbentuknya fondasi penguatan sistem manajemen arsip digital di RSU Lirboyo yang berkontribusi pada peningkatan keamanan data dan  mendukung mutu pelayanan dan tata kelola  rekam medis di fasilitas layanan kesehatan.

Peksanaan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini menunjukkan bahwa pendampingan dan pelatihan manajemen arsip digital rekam medis mampu memberikan dampak nyata bagi peningkatan tata kelola rekam medis di RSU Lirboyo Kediri. Melalui penguatan kompetensi petugas dalam digitalisasi dokumen, penerapan sistem penyimpanan berbasis komputer, serta pemanfaatan aplikasi retensi, pengelolaan arsip rekam medis menjadi lebih efisien, aman, dan mudah diakses. Kegiatan ini sekaligus menjadi langkah strategis dalam mendukung transformasi digital layanan kesehatan serta peningkatan mutu pelayanan rumah sakit secara berkelanjutan.